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Consejos y hábitos para aumentar la productividad al trabajar desde casa

Consejos y hábitos para aumentar la productividad al trabajar desde casa
Conciliar vida laboral y personal, evitar distracciones, cuidar la salud y entregar igual nivel de productividad. Los retos de trabajar desde casa
Por iProfesional
22.09.2020 10.43hs Management

Trabajar desde casa es el sueño de millones de personas, muchas veces porque están velados por la ilusión de que esto les llevará a tener mayor control de su tiempo y del balance entre vida personal y profesional.

Pero esto, claro, es solo una ilusión. Igual que cualquier iniciativa, trabajar desde casa tiene sus desafíos y sus perjuicios.

Cuando conversás con personas que ya le tomaron el tiempo a trabajar desde casa, te encontrás con opiniones divididas: están quienes se han adaptado rápidamente, y los que no le encuentran la vuelta para cumplir con los objetivos pasando las veinticuatro horas dentro de su hogar.

Trabajar desde casa es una tendencia que ya se está imponiendo en todo el mundo y que, fuera de una época de pandemia cuando las fronteras no se encuentran cerradas y no hay restricciones de circulación, permite vivir viajando y conociendo todos los lugares que deseás.

Por eso el home-office es más valorado por los trabajadores jóvenes que el horario flexible, ya que permite trabajar desde casa o desde cualquier parte del mundo en la que se encuentren.

Tras esta experiencia de teletrabajo de urgencia hay muchas empresas que estarán abiertos a que muchas de las tareas que se necesitan se realicen a distancia. Pero los empleados deberán demostrar el mismo nivel de responsabilidad y productividad al trabajar desde casa que el que lograban en la oficina.

¿Cómo lograrlo? Te dejamos algunos consejos expertos para que logres entregar la misma calidad a tu empresa al trabajar desde casa.

Trabajar desde casa: consejos para separar lo personal y lo profesional

Separar el espacio y el tiempo de trabajo del personal al trabajar desde casa
Separar el espacio y el tiempo de trabajo del personal al trabajar desde casa

En primer lugar, es necesario separar físicamente de alguna manera el espacio que vas a usar para tareas laborales. Si no tenés un cuarto específico para ello, no importa, tiene que haber algún truco visual o mental que te permita asignar un lugar y tiempo específico al trabajo.

De lo contrario, el trabajar desde casa lleva a jornadas laborales interminables con responsabilidades intempestivas que dejan drenado de energía al empleado.

Por el contrario, según el master coach especializado en CEOs, Daniel Colombo, "la productividad aumentará sensiblemente si asignas un escritorio, que puede ser un rincón o un espacio compartido, dedicado exclusivamente a los temas de trabajo. Allí tendrás todos los materiales necesarios, archivadores, pizarras, y hasta elementos para tus momentos de distensión, con la menor cantidad de interrupciones posibles." 

Al igual que el espacio, también es fundamental al trabajar desde casa tener horarios rigurosos como en cualquier empleo tradicional. Primero porque la responsabilidad y la disciplina aplican más que nunca, tus compañeros y jefes cuentan más que nunca con que podrás entregar tu trabajo en tiempo y forma.

Colombo avisa para estos casos: "La recomendación es que tengas un cronograma de días y horarios establecidos formalmente; que lo cumplas y que destines esas horas exclusivamente a las tareas y proyectos, por más que no debas concurrir en forma presencial."

Si no sos capaz de separar el tiempo personal del laboral al trabajar desde casa, es probable que el trabajo termine por invadir todo tu tiempo disponible.

Por los mismos motivos, para trabajar desde casa Colombo recomienda vestirse de igual manera como si tuviésemos que salir para cumplir con nuestra labor: "El cerebro necesita de rutinas y el inconsciente acciona mejor cuando le das ciertos procesos para que libere la energía necesaria para despertar tu creatividad, entrega e innovación. Al hacer home-office muchas personas se imaginan trabajando en pijama, pantuflas o de entrecasa. Si bien se permite estar cómodo, para reforzar tu auto disciplina establece rutinas, horarios y ciertas formalidades en cuanto a tu vestuario."

Por último, el master coach y autor de numerosos libros aconseja no definir compromisos personales para el horario en el que debes estar trabajando, ya que disminuye la productividad. Entre esos compromisos incluye el cuidado de niños, hacer compras online que luego deberás recibir en horario de trabajo, mantener el orden del hogar, etc.

Para trabajar desde casa es fundamental la disciplina para no mezclar la vida personal y la laboral. De la misma manera, el experto recomienda cortar con el trabajo en horas fijas al trabajar desde casa, y no hacerlo desordenadamente.

"No es aconsejable despertarte a la madrugada y terminar un informe; o interrumpir un espacio familiar para volver al trabajo. Lo que necesitas lograr es que, dentro del tiempo laboral, cumplas con todas las tareas, y luego te desconectes, incluyendo el móvil de la empresa, si fuese tu caso," asegura.

Trabajar desde casa: consejos para no distraerse o procrastinar

La gestión del tiempo es clave al trabajar desde casa
La gestión del tiempo es clave al trabajar desde casa

Colombo insiste en que es fundamental no perder el tiempo al trabajar desde casa, ya que se te exigirá demás y por más que no tengas un jefe o una cámara mirando lo que haces a cada instante como ocurre en la oficina, eso no quiere decir que no te estén controlando mediante otra herramienta: tus resultados.

"Cuando tienes un trabajo fuera de tu casa, por lo general tienes metas, objetivos, rendiciones de resultados y cuentas y horarios que cumplir. Exactamente lo mismo sucede cuando haces home-office," afirma.

En este punto es de vital importancia que te enfoques completamente en las tareas dentro de horarios fijos que habrás establecido, y evitarás toda distracción con temas personales o domésticos.

El otro punto clave es evitar las distracciones. ¿Qué puedes hacer para ello al trabajar desde casa? Muchas cosas:

  • Pausar las notificaciones de tu celular
  • No ingresar a tus redes sociales o sitios de compras online en tiempo de trabajo
  • Utilizar auriculares de cancelación de ruido si compartes el espacio

Las distracciones no son el único peligro que tiene para la productividad el trabajar desde casa. Cuando salimos de la zona de confort que representa nuestra rutina laboral y familiar, podemos caer en varias trampas de gestión del tiempo que juegan en contra de nuestra productividad.

Un gran "agujero negro" es la procrastinación. Es muy común posponer las tareas que nos resultan difíciles o desagradables para hacer otras más placenteras o al menos simples. Por eso al trabajar desde casa podemos pasar toda una tarde reordenando el placard con tal de no atender a ese email o reporte que tenemos que enviar y que termina siendo resuelto de madrugada. 

¿Cómo no caer en la procrastinación? Algunos de los consejos más comunes son los siguientes:

- Identificar la tarea más importante que tiene por delante y hacerla primero. Eso permite atacar esa cuestión más compleja en el mayor momento de productividad del día -el cerebro funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana-, liberará el resto de su jornada para manejar su tiempo y avanzar sobre temas más placenteros.

- Dividir esa obligación compleja en una serie de pasos o microtareas que pueda ir completando de a una, de manera de simplificar su realización e ir obteniendo en el camino pequeños logros que lo motiven a avanzar.

- Convencerse de que es mejor resolver en el momento esa tarea compleja vez de confiar en que una versión futura de usted mismo hará lo correcto después.

- Para motivarse, imagine sus resultados. Permítase una recompensa al alcanzar los objetivos o autoimpóngase un castigo como donar una cantidad de dinero a una caridad de su agrado en caso de que no los cumpla.

- Si todo falla, aceptar la imperfección. "Terminado es mejor que perfecto" reza el refrán, y esa visión ayuda a eliminar el estrés que provoca esa tarea y avanzar en completarla.

Trabajar desde casa: consejos para incrementar la productividad

Trucos para potenciar tu productividad al trabajar desde casa
Trucos para potenciar tu productividad al trabajar desde casa

Para que al trabajar desde casa puedas entregar el mismo nivel de productividad, el primer paso es que cuentes con todas las herramientas y equipos necesarios para ello. 

Algunos ya los definimos: un espacio adecuado para poder realizar tareas laborales sin mezclarlas con la vida personal.

Luego, los elementos de conectividad y trabajo, como una buena y estable conexión a Internet, computadora, si eres de asistir a reuniones, un set de auriculares y micrófono puede ayudarte.

También acceso a los sistemas de tu empresa, y sincronización con los servidores de tus clientes o empresa, sistemas de ciberseguridad incluidos e incluso otros sistemas para realizar backups automáticos y defenderte en caso de un corte de electricidad.

Una vez que cuentas con todo lo necesario para ser productivo y trabajar desde casa, hay trucos y estrategias que puedes implementar para mejorar tu productividad.

Por ejemplo, al pensar tu espacio para trabajar desde casa debes tener a mano todo lo necesario para evitar las microtransiciones que se generan frecuentemente cuando cortamos con una tarea para pasar a otra.

También los colores de los que te rodees ayudan a mejorar tu productividad al trabajar desde casa. Expertos de Alba aseguran que el espacio destinado a trabajar desde casa es fundamental para alcanzar los mejores resultados. 

En este marco, el color cumple un rol de relevancia actuando como facilitador para conseguir el objetivo. Al respecto, desde Alba afirman que los tonos fríos y neutros, sólo deberían usarse para espacios en los que se busque generar gran concentración.

Si de tareas administrativas se tratase, los colores frescos son los recomendados, ya que generan ambientes agradables. Asimismo, los tonos frescos, son los más indicados para favorecer la creatividad al trabajar desde casa de manera independiente.

Y luego hay varias herramientas que puedes usar para llevar control de tu tiempo y gestionarlo mejor al trabajar desde casa, evitando jornadas remotas pero interminables.

Toggle es por ejemplo una herramienta que algunos teletrabajadores utilizan para trackear y medir el tiempo que les lleva cada tarea. Tiene una especie de cronómetro a la que se le puede dar "play" y "stop", lo cual puede ser útil también para llevar la cuenta de las horas trabajadas.

Fichap es otra herramienta digital que permite registrar la jornada laboral, interactuar con el equipo y visibilizar el funcionamiento de la empresa con reportes periódicos. Y Sesame Time es otra empresa de control de tiempo de trabajo que ha crecido mucho durante la pandemia de la mano del teletrabajo. En su página web declara tener de clientes ya a más de 3.000 empresas. Esta aplicación se puede utilizar también en un móvil, y permite crear también características diferenciadas para las horas extra.

Trabajar desde casa: productividad y salud

Dolores y problemas de salud disminuyen tu productividad al trabajar desde casa
Dolores y problemas de salud disminuyen tu productividad al trabajar desde casa

Puede no parecer obvio pero al trabajar desde casas puedes perder productividad por estar trabajando demasiado, a deshora, no dormir bien, mantener posturas inadecuadas durante largas jornadas y sobre todo, por el gran enemigo de la salud: el sedentarismo.

Muchas empresas han implementado ya pausas activas como metodología para sostener la buena salud de sus empleados al trabajar desde casa en etapas de pandemia. No es un "nice to have": los empleados con enfermedades crónicas, dolores frecuentes o que no cuiden su propia salud terminarán siendo menos productivos.

A todos, empleado y empleador, les conviene que trabajar desde casa sea siempre en salud. Por eso, te damos algunos consejos para combatir las dolencias más frecuentes de trabajar desde casa:

  • Buscar un lugar con una buena iluminación para proteger tu vista
  • Ventilar la habitación donde trabajes
  • La comodidad y la ergonomía han de ser factores clave para elegir los muebles para trabajar desde casa.
  • La postura adecuada es la que te permite mantener la pantalla de la computadora a nivel horizontal de tus ojos, para no encorvarte ni flexionar el cuello, los brazos relajados a los costados y los pies apoyados firmemente en el piso con las piernas haciendo una L.
  • Pausas activas de cinco minutos por cada hora de teletrabajo. Estos movimientos ayudan a cambiar la postura y prevenir lesiones.
  • ¿Se te colgó la computadora o la conexión a Internet? Mientras se reactiva, realizá estiramientos de brazos, de manos, relajá los hombros y la mandíbula. Chequeá que tu postura sea adecuada.
  • Durante llamadas por teléfono, levantarse de la silla y caminar dentro de la casa, realizar estiramientos de gemelos en escalones, etc. Piensa si parte de tus tareas no puedes realizarlas parado, cambiando la ubicación de la computadora fuera del escritorio o la mesa, siempre que no tengas que inclinarte y encorvarte para seguir trabajando. 

Por último, al trabajar desde casa muchas personas modificaron no solo su dieta sino su rutina de alimentación. Es muy importante que al trabajar desde casa igual se mantengan los horarios y no saltearse las comidas, ya que esto contribuirá al desequilibrio del organismo, repercutiendo en la salud física y mental.

Asegúrate entonces de ingerir comidas saludables: frutas y verduras picadas, carnes frías y quesos, y granos integrales para mantener tu energía.

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